Prüflabor für Leistungselektronik

Digitale Auftragsabwicklung in der Prüffabrik mit TabTool

Die Prüffabrik GmbH, ein führendes Prüflabor für Leistungselektronik im Bereich erneuerbarer Energien, hat durch die Einführung der Software TabTool ihre Auftragsabwicklung optimiert. Lesen Sie, wie das Unternehmen durch digitale Workflows und automatisierte Berichterstellung die Durchlaufzeit verringern, die Kundenzufriedenheit steigern und gleichzeitig Kosten reduzieren konnte.

Wenn der Wechselrichter einer Photovoltaikanlage ausfällt, geht erstmal gar nichts mehr. So schnell wie möglich muss geklärt werden: Wo liegt der Fehler? Ist eine Reparatur möglich? Übernimmt die Versicherung den Schaden? Die Prüffabrik sorgt in solchen Fällen für Aufklärung. In der Regel sind es die Versicherer, die das Prüflabor mit einer Schadensanalyse beauftragen, wenn ihnen ein vermuteter Versicherungsfall gemeldet wird – zum Beispiel ein Wechselrichter-Defekt durch einen Blitzeinschlag. „Eine Überspannung durch Blitzeinwirkung lässt sich gut von einem Schaden durch Verschleiß oder einen Installationsfehler unterscheiden, wenn man das Gerät auf Bauteilebene prüft. Da wir dazu spezielle Messtechnik benötigen, können wir eine solche Analyse jedoch nicht vor Ort auf der Anlage durchführen“, erklärt Dennis Logemann, der Geschäftsführer der Prüffabrik.

Der defekte Wechselrichter muss also demontiert und ins Labor der Prüffabrik verschickt werden. „Sobald wir von einem Versicherer einen Prüfauftrag erhalten, kümmern wir uns um den weiteren Ablauf – von der Kommunikation mit dem Anlagenbetreiber über die Abholung und Analyse des defekten Geräts bis zum Rückversand oder der Entsorgung“, sagt Dennis Logemann. Um die Abläufe effizient und transparent zu gestalten, wollten die Gründer der Prüffabrik dabei von Anfang an auf Digitalisierung setzen.

Maßgeschneiderte Digitalisierung mit TabTool

„Durch einen Kontakt zu den ‚Solarprofis‘ der Firma E.ON haben wir 2018 von der Software TabTool erfahren. Die Solarprofis haben diese zur Steuerung und Dokumentation von Wartungs- und Instandhaltungseinsätzen an Solaranlagen genutzt“, erinnert sich der Sachverständige und Prüffabrik-Mitbegründer Moritz Nüsperling. Mit einem zentralen Datenmanagement, anpassbaren Checklisten, Automatisierungs-Workflows sowie einer App für Mobilgeräte bot die Software der tabtool GmbH bereits viele der Funktionen, die sich die Prüffabrik-Gründer für die Skalierung ihrer Prozesse wünschten. „Das, was uns an individuellen Anpassungen fehlte, haben wir schließlich gemeinsam mit den Entwicklern von tabtool erarbeitet“, so Moritz Nüsperling.

Basierend auf dem flexiblen Software-Framework von TabTool entwickelten die Prüffabrik und die tabtool GmbH innerhalb weniger Wochen ein cloudbasiertes, auf die Anforderungen der Prüffabrik zugeschnittenes Auftragsmanagment-System. Dieses wurde über eine flexible API-Schnittstelle nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur der Prüffabrik integriert. „Die Anbindung an Tools wie das vorhandene CRM hat den Vorteil, dass Daten wie Adressen im Prozess nicht mehr mehrfach eingeben müssen“, erklärt Moritz Nüsperling. Die Implementierung der Software dauerte nur zwei Tage, gefolgt von einer Woche Schulung für das Prüffabrik-Team. Seitdem erfolgt die komplette Datenerfassung digital.

Transparente und effiziente Auftragsbearbeitung

Der Prozess beginnt beim Erstkontakt mit dem Versicherungsnehmer zur Schadensaufnahme und Koordination der Geräte-Abholung: Per E-Mail erhält dieser einen Link zu einem Web-Formular, in dem Angaben zum defekten Wechselrichter, der Fehlerbeschreibung und dem Abholort abgefragt werden. Diese Daten werden direkt ins Auftragsmanagement-System der Prüffabrik übernommen, sodass die Mitarbeiter in der Logistik die Abholung des Geräts durch eine Spedition veranlassen können. In einer weiteren E-Mail erhält der Versicherungsnehmer ein Versandlabel und einen Paket-Begleitschein mit einem QR-Code. „Wenn die Sendung bei uns ankommt, scannt eine Mitarbeiterin in der Warenannahme den QR-Code mit einem Tablet und erhält Zugriff auf ein Wareneingangsprotokoll, in dem er die Vollständigkeit der Lieferung sowie eventuelle Transportschäden oder Verschmutzungen sofort dokumentieren kann“, erläutert Dennis Logemann.

Bei diesem Schritt wird auch kontrolliert, ob bereits eine digitale Akte für den Wechselrichter existiert. In der Regel wird diese angelegt, sobald die Schadendaten vom Versicherungsnehmer eingehen. Die Geräte-Akte enthält neben den technischen Daten und der Seriennummer sämtliche vom Versicherungsnehmer übermittelten Angaben, Dokumente und Bilder. Außerdem gibt es einen Statusvermerk, der angibt, in welcher Phase des Prozesses sich der Wechselrichter gerade befindet. Diese Statusinformation kann auch der Versicherungsnehmer jederzeit über einen per Mail zugesandten Link abrufen. Im weiteren Verlauf der Auftragsbearbeitung wird die Wechselrichter-Akte unter anderem mit dem Prüfprotokoll und den Auslieferungsdaten des Auftrags verknüpft. So wird sie zum zentralen Speicherort für alle relevanten Informationen rund um die Prüfung des eingesandten Geräts.

Ausführliche Prüfberichte per Mausklick

Ist die Wareneingangsprüfung abgeschlossen, wird der Wechselrichter mit einem QR-Code-Label versehen und zwischengelagert, bis er in der digitalen Auftrags-Warteliste für die Laborprüfung an der Reihe ist. Im Prüflabor scannt der zuständige Prüfer den QR-Code des Gerätes, um den Prüfvorgang im System zu starten. Ein digitales Protokoll führt ihn dann in Form von Checklisten durch alle erforderlichen Prüfschritte: Das Gerät wird zunächst einer Sichtprüfung unterzogen und dann geöffnet, um sämtliche internen Bauteile optisch sowie messtechnisch zu untersuchen. Die Prüfergebnisse werden im Protokoll vermerkt und mit Fotos dokumentiert. „Wir erfassen sowohl eventuelle Funktionsfehler als auch den Zustand aller internen Bauteile“, erklärt Dennis Logemann. Ist der Prüfvorgang abgeschlossen, genügt ein Mausklick und das System erstellt aus den eingegebenen Daten und Fotos automatisch einen ausführlichen und klar verständlichen Prüfbericht, der an die auftraggebende Versicherung geschickt wird. 

„Die Automatisierte Berichterstellung ist eine der Funktionen, die uns am meisten Aufwand spart. Das geht jetzt in einem Drittel der Zeit“, berichtet Dennis Logemann. Er erklärt: „Vor der Einführung von TabTool mussten die Prüfergebnisse und zugehörige Fotos von Hand in einem Word-Dokument zusammengeführt werden. Das war sehr zeitaufwendig und deutlich fehleranfälliger als unsere heutige Lösung“. 

Unkomplizierte Anbindung des Reparatur-Partners

Der vom System erzeugte Prüfbericht macht nicht nur eine Aussage zur Schadensursache, sondern gibt auch Auskunft darüber, ob und zu welchen Kosten eine Reparatur des Wechselrichters möglich ist. „Knapp 60 Prozent der Geräte, die wir prüfen, sind reparierbar. Da wir mit der Hilker Repair GmbH eine erfahrene Reparaturwerkstatt direkt im Hause haben, entscheiden sich die meisten für diese Option – auch in den Fällen, in denen die Versicherung die Kosten nicht übernimmt“, erklärt Dennis Logemann. Tatsächlich ist eine Reparatur fast immer günstiger als die Anschaffung eines neuen Wechselrichters. Zudem vermeiden Anlagenbetreiber so Probleme mit der Anlagensteuerung, die sich durch den Austausch des Wechselrichtermodells ergeben können.

Eine zügige Abwicklung der Instandsetzung durch Hilker Repair ist auch dadurch gewährleistet, dass die Reparaturwerkstatt ihre Abläufe ebenfalls mit einem TabTool-System digitalisiert hat und die für die Auftragsbearbeitung notwendigen Daten über eine API-Schnittstelle direkt von der Prüffabrik übernimmt. „Die nahtlose Integration unserer Reparaturprozesse in das Auftragsmanagementsystem der Prüffabrik hat die Kommunikation zwischen unseren Unternehmen verbessert und zu einer noch effizienteren Abwicklung der Instandsetzung geführt. Die gesamte Durchlaufzeit eines Geräts vom Wareneingang bis zum Rückversand an den Anlagenbetreiber beträgt aktuell 7 bis 10 Tage“, erläutert Tobias Barg, CEO der Hilker Repair GmbH. Er ist überzeugt: „Vor der Einführung von TabTool hätten wir die Auftragsabwicklung so schnell nicht durchführen können“.

Nachhaltiger Erfolg: Bereit für weiteres Wachstum

Insgesamt hat die Einführung von TabTool die Prüffabrik in die Lage versetzt, das Auftragsvolumen ohne zusätzliche Mitarbeiter innerhalb von 6 Jahren von 200 Prüfungen auf heute rund 2000 Prüfaufträge pro Jahr zu steigern und ihre Dienstleistungen gleichzeitig effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten. „Unsere Kunden schätzen die schnelle und transparente Abwicklung ihrer Aufträge. Das wird uns immer wieder zurückgemeldet“, freut sich Dennis Logemann. 

Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse konnte die Prüffabrik nicht nur die Durchlaufzeiten verkürzen, sondern auch signifikante Kosteneinsparungen erzielen. „Die Verringerung manueller Eingaben und die damit einhergehende Fehlerreduktion haben uns geholfen, unsere Betriebskosten zu senken“, erläutert Logemann. „Durch die effizientere Nutzung unserer Ressourcen und die Verschlankung der Arbeitsabläufe konnten wir unsere Kosten pro Prüfauftrag deutlich reduzieren.“

Für ein weiteres Wachstum sieht er die Prüffabrik daher bestens aufgestellt: „Mit TabTool haben wir nicht nur unsere Prozesse optimiert, sondern auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum geschaffen. Wir sind bereit, neue Herausforderungen anzunehmen und unsere Dienstleistungen zu erweitern.“