Den Kopf frei für die Kernaufgaben
Wie Prozessautomatisierung den O&M-Alltag in der PV-Branche entlastet
von Dirk Brockmeyer, Geschäftsführer tabtool GmbH
Manuelle Übergaben, Medienbrüche und administrative Schleifen bremsen den O&M-Alltag. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie automatisierte Abläufe in TabTool Routinearbeit eliminieren, Fachkräfte entlasten und die gesamte Prozesskette von der Mängelerfassung bis zur Abrechnung optimieren.
9:40 Uhr, ein windiger Mittwoch. Zwei Service-Techniker stehen an einem String-Wechselrichter eines 15 MWp-Solarparks. Der Auftrag ist klar: Fehlerbild prüfen, Steckverbinder tauschen, Funktionstest dokumentieren. Nach einer Stunde ist alles erledigt. Früher folgte dann der zweite, administrative Teil der Arbeit: Auftrag an die Projektleitung als erledigt melden, Rückfragen beantworten und irgendwann nach Abschluss des Außeneinsatzes am Schreibtisch aus den vor Ort aufgenommenen Fotos und Notizen einen Bericht erstellen, der an den Auftraggeber verschickt wird und der Buchhaltung als Grundlage für die Rechnungsstellung dient. Ein Prozess, der sich nicht selten Tage über Tage zog und durch Medienbrüche und Rückfragen unnötig verlängert wurde.
Heute setzen die Service-Profis im Feld den Status des Auftrags in der TabTool App auf „erledigt“. Und dann passiert erstmal nichts – zumindest nichts Sichtbares.
Im Hintergrund stößt dieser eine Klick aber eine Kaskade an automatisierten Abläufen an, die den gesamten Rattenschwanz an Folgeaufgaben auslösen:
- Die Bereichsleitung erhält automatisch eine Benachrichtigung mit Link zur Auftragsdokumentation, um diese final zu Prüfen.
- Sobald der Auftrag als „abgeschlossen“ bestätigt wird, generiert TabTool den finalen Report und die Buchhaltung bekommt eine E-Mail: „Auftrag XYZ kann abgerechnet werden.“
- Parallel aktualisieren sich die Auswertungen und Dashboards in Echtzeit.
Ein Vorgang, der früher leicht mehrere Tage Verzug zwischen technischer Fertigstellung und kaufmännischem Abschluss erzeugte, landet so oft noch am selben Tag im Status „Ready-to-Invoice“.
Die unsichtbaren Helfer: Das steckt hinter Automatisierungs-Workflows
Die Logik hinter solchen automatisierten Abläufen basiert auf „Wenn-Dann-Regeln“, die wir bei TabTool als „Workflows“ bezeichnen. Werfen wir einen Blick auf die drei Bausteine, aus denen sich Automatisierungs-Workflows zusammensetzen:
1. Der Auslöser (Das "Wenn"): Was stößt die Automation an? Das kann ein geänderter Status sein („Auftrag erledigt“), ein neuer Wert in einem Formularfeld, das Erreichen eines Datums oder das Verknüpfen eines Kontakts.
2. Die Bedingung (optional): Unter welchen Umständen soll der Workflow wirklich starten? Zum Beispiel nur bei Mängeln der Kategorie „Sicherheitsrelevant“ oder nur, wenn der ausführende Mitarbeiter eine bestimmte Rolle hat.
3. Die Aktion (Das "Dann"): Was genau soll passieren? Hier reicht die Spanne vom Anzeigen eines Hinweisfensters über das automatische Befüllen von Feldern bis zum Versenden von Benachrichtigungen und dem Erstellen ganzer Berichte.
Diese Bausteine sind das Fundament, auf dem unsere Kunden ihre eigenen, perfekt auf ihre Abläufe zugeschnittenen Workflows erstellen – ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Für komplexere Automatisierungen können bei Bedarf mehrere dieser einzelnen Workflows hintereinandergeschaltet werden.
Live-Einblick in TabTool PV O&M
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Aus der Praxis: Wie Automatisierung den O&M-Alltag vereinfacht
Die Theorie ist das eine, die gelebte Praxis das andere. Ich möchte Ihnen einige Beispiele vorstellen, wie TabTool-Nutzer mit selbst definierten Workflows Prozesse optimieren und Reibungsverluste minimieren:
Sichere Mängelerfassung: Qualität in Serie durch Automation
Einer unserer Kunden hat den folgenden Workflow konfiguriert, um sicherzustellen, dass ausnahmslos jeder Mangel sauber dokumentiert wird: Wenn in einer Inspektions- oder Wartungs-Checkliste ein Checkpunkt als mangelhaft vermerkt wird, dann erscheint ein Hinweis: „Bitte Mangelakte anlegen und mindestens zwei Fotos aufnehmen.“ Eine simple Regel mit enormer Wirkung auf die Datenqualität.
Noch eindrücklicher ist eine Lösung, die eine Betriebsführungstochter eines großen IPP eingeführt hat. Der Ablauf:
- 1. Der Techniker im Feld wählt im digitalen Mängelformular die Mangelkategorie und die Mangelart aus.
- 2. Dann füllt der Workflow automatisch die Felder Mangelbeschreibung, Handlungsempfehlung und benötigte Werkzeuge – natürlich passend zur ausgewählten Mangelart und basierend auf dem Wissen der erfahrensten Technikerinnen und Techniker. Falls die Situation vor Ort vom Standard abweicht, können die Angaben im digitalen Mangelerfassungsformular problemlos angepasst werden.
Der Head of O&M sagte nach der Implementierung: „Unsere Erfahrensten schreiben heute nicht mehr nur Konzepte, sie schreiben Arbeitsabläufe, die jeder verwenden kann. Was früher eine Frage von individueller Routine war, ist heute systematisch verankert.“ Ich nenne das Wissensmanagement, das direkt im Feld ankommt. Und für die Organisation bedeutet das: Qualität in Serie, ohne die Menschen zu überfrachten.
Sicherheitsmanagement nebenbei: Arbeitsschutz durch digitale Prozesse
Ein anderes O&M-Team verbindet die interne Arbeitszeiterfassung mit einem ESG-Prozess: Wenn eine Einsatzzeit auf einer Anlage erfasst wird, dann meldet ein Workflow automatisch alle anwesenden Personen per E-Mail an die zuständige Stelle. Das hat zwei Effekte: Erstens passiert Sicherheitsmanagement so nicht mehr „zusätzlich“, sondern nebenbei. Zweitens weiß man im Notfall sofort, wer vor Ort ist.
Mehr Fokus: Freiräume schaffen für das Kerngeschäft
Die genannten Beispiele machen deutlich: Automatisierte Abläufe sind keine Ersatzspieler für Fachkräfte, sondern deren Rückendeckung. In einem Umfeld, das von Termindruck, wechselnden Bedingungen und Sicherheitsanforderungen geprägt ist, geben sie Struktur. Sie sind der unsichtbare Assistent, der sicherstellt, dass Fristen eingehalten, Reports lückenlos erstellt und die richtigen Personen informiert werden – ohne dass jemand daran denken muss. Das Ziel: weniger mentale Last, mehr Fokus auf das, was zählt – die fachgerechte Ausführung.
Entscheidungen bleiben dort, wo sie hingehören: bei den Profis im Feld und den Verantwortlichen im Büro. Digitale Workflows übernehmen nur das, was niemand vermissen wird: Routine, Wiederholung und Nachverfolgung.
Vom operativen Nutzen zum strategischen Vorteil
Der Wert der Automatisierung liegt nicht nur in der Entlastung der Service-Profis. Für O&M-Unternehmen ist sie auch ein Schlüssel, um Prozesse skalierbar zu machen und die strategische Steuerungsfähigkeit zu stärken. Welche Hebel automatische Workflows auf Management-Ebene bieten, zeigt sich in diesen zentralen Vorteilen:
- Beschleunigter Cashflow: Kürzere Zyklen von Auftragserledigung bis zur Rechnungsstellung verbessern die Liquidität.
- Gesteigerte Effizienz & Mitarbeiterbindung: Routineaufgaben werden automatisiert, wodurch sich O&M-Fachkräfte auf ihre Kernkompetenz konzentrieren können: die technische Instandhaltung. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit im Team.
- Wissenssicherung & Risikominimierung: Wenn das Wissen der erfahrensten Mitarbeiter in standardisierte Prozesse fließt, wird es für alle verfügbar. Das beschleunigt die Einarbeitung, senkt die Fehlerquote und minimiert teure Nacharbeiten und Gewährleistungsrisiken.
- Volle Transparenz & bessere Planbarkeit: Transparente, datengestützte Prozesse liefern eine verlässliche Grundlage für die Finanz- und Ressourcenplanung.
„Aber wir haben keine Zeit, so etwas einzurichten“
Das höre ich häufig – und kann den Gedanken nachvollziehen. Doch die Erfahrung unserer Kunden zeigt: Wer sich wenige Stunden nimmt, um die größten Reibungsverluste per Workflow zu adressieren, spürt schon nach kürzester Zeit, wie Prozesse flüssiger laufen.
Meine Empfehlung für einen pragmatischen Start:
- 1. Drei Schmerzpunkte identifizieren: Fragen Sie im Team: "Welche drei Routineaufgaben nerven täglich am meisten?" (z.B. Erinnerung an Fristen, Auftragsstatus-Kommunikation, Foto-Pflichten).
- 2. Einen Mini-Katalog an Workflows bauen: Erstellen Sie für genau diese Punkte einfache Wenn-Dann-Regeln (z.B. für Hinweis-Pop-ups, Auto-Fill von Formularen, automatisierte Benachrichtigungen).
- 3. Testen und ausrollen: Probieren Sie die Workflows zunächst mit einer kleinen Crew aus und holen Sie Feedback ein. So können Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen, bevor Sie die automatisierten Abläufe für das ganze Team ausrollen.
Das Entscheidende: Es braucht keinen Großumbau. Automatisierungs-Workflows hängen sich an das, was Teams in einer CMMS-Software wie TabTool ohnehin tun – Status setzen, Daten erfassen, Fotos aufnehmen, Arbeitszeit tracken.
Fazit: Automatisierung schafft Freiraum und sichert Wachstum
Die technische Betriebsführung von PV-Anlagen ist ein anspruchsvolles Geschäft, das auf der Expertise und dem Urteilsvermögen von Fachkräften beruht. Die größte Herausforderung ist dabei oft nicht die technische Komplexität, sondern der administrative Aufwand, der diese Expertise bindet. Genau hier setzt intelligente Automatisierung an: Sie zielt nicht darauf ab, den Menschen zu ersetzen, sondern ihn zu befähigen.
Indem wir die wiederkehrenden, regelbasierten Aufgaben an digitale Workflows übergeben, schaffen wir Freiräume. Freiräume für die Konzentration auf anspruchsvolle Diagnosen, für die vorausschauende Planung und für die persönliche Kommunikation mit dem Kunden. Damit wird jeder Serviceeinsatz profitabler, da die nicht-fakturierbare Zeit für Administration drastisch sinkt. Diese gewonnene Effizienz ist die Grundlage für gesundes Wachstum: O&M-Dienstleister können Ihr Anlagenportfolio erweitern, ohne die internen Verwaltungskosten im gleichen Maße steigern zu müssen – ein entscheidender Faktor für die Skalierbarkeit Ihres Geschäftsmodells.
Das Ziel sollte sein, dass die Service-Profis im Feld sagen: „Ich kann mich auf das Fachliche konzentrieren – der Rest passiert automatisch“. Wenn das gelingt, reduzieren automatisierte Abläufe nicht nur die Fehlerkurve und erhöhen die Prozessgeschwindigkeit, sondern sie verändern fundamental, wie sich Arbeit anfühlt.
Gerade in einer Branche, die mit Fachkräftemangel ringt, ist das entscheidend. Gute Leute will man nicht mit Verwaltungsaufwand frustrieren, sondern mit einer Umgebung binden, die sie unterstützt und befähigt. Workflows sind da ein großer, leiser Hebel.
