PV-Anlagen-Prüfungen dokumentieren: Digital oder auf Papier?

Wer Photovoltaikanlagen betreibt oder als O&M-Dienstleister deren technische Betriebsführung verantwortet, muss die PV-Anlagen regelmäßig prüfen und die Prüfergebnisse sorgfältig dokumentieren. Doch wie geht das am besten – ganz klassisch auf Papier oder mithilfe digitaler Formulare?

Nach wie vor arbeiten viele Elektrofachkräfte mit Prüfprotokollen in Papierform, wie sie z.B. vom ZVEH und verschiedenen Fachverlagen herausgegeben werden. Denn Papierformulare für Prüfprotokolle sind einfach anzuwenden und man benötigt dafür keine spezielle technische Ausrüstung. Ein funktionsfähiger Stift genügt. Bei genauer Betrachtung hat die Prüfdokumentation mit Papierprotokollen aber auch einige Nachteile:

Für eine effiziente und qualitativ hochwertige Prüfdokumentation vertrauen deshalb immer mehr Prüfdienstleister auf digitale Tools, die eine mobile Datenerfassung direkt vor Ort ermöglichen. Damit können Servicetechniker die Dokumentation von PV-Anlagenprüfungen einfach auf einem Tablet oder Smartphone erledigen.

Digitale Prüfdokumentation mithilfe mobiler Apps

Eine Möglichkeit zur Digitalisierung der Prüfdokumentation sind Apps, die bewährte Prüfprotokollvorlagen als elektronisch ausfüllbare PDFs auf dem Tablet oder Smartphone bereitstellen. Solche Apps werden zum Beispiel von der Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Elektrohandwerke und von einigen Prüfgeräte-Herstellern herausgegeben. Fotos und Dokumente können mithilfe dieser Apps automatisch an den Prüfbericht im PDF-Format angehängt werden. Allerdings sind die Vorlagen für Protokolle und Checklisten hier meist nicht veränderbar, um sie an den jeweiligen Prüfumfang anzupassen. Mängellisten müssen separat gepflegt werden. Apps von Prüfgeräteherstellern stoßen außerdem oft an Grenzen, wenn in einem Unternehmen Messgeräte verschiedener Hersteller zum Einsatz kommen oder Prüfungen von Teams aus mehreren Prüfpersonen bearbeitet werden.

Ein anderer Ansatz, um eine digitale Dokumentation von PV-Anlagen-Prüfungen zu ermöglichen, sind Apps, mit denen Nutzer selbst einfache digital ausfüllbare Formulare und Checklisten erstellen können. Oft bieten solche Anwendungen auch ein Ticket-System, das die systematische digitale Erfassung und Weiterverfolgung von Mängeln ermöglicht. Prüfberichte und Mängellisten im PDF-Format können dann mit wenigen Klicks automatisch erzeugt werden. Nachteilig ist, dass man geeignete Vorlagen für Erst- und Wiederholungsprüfungen von Photovoltaikanlagen in solchen Formular-Baukasten-Apps meist vergeblich sucht. Denn diese Lösungen richten sich in der Regel nicht speziell an Elektrofachkräfte, sondern wurden für die Steuerung und Dokumentation von Außendiensttätigkeiten unterschiedlichster Art konzipiert. Wer Prüfungen an Photovoltaikanlagen ordnungsgemäß dokumentieren möchte, muss also meist erst Zeit investieren, um geeignete Formularvorlagen in der App zu erstellen.

Für Einzelunternehmer und kleinere Elektrofachbetriebe, bei denen das Prüfen von Photovoltaikanlagen nur einen Teil des Auftragsvolumens ausmacht, können die oben genannten Dokumentationslösungen praktikable Optionen sein. Unternehmen, die sich auf O&M-Dienstleistungen für Photovoltaikanlagen spezialisiert haben und eine Vielzahl an PV-Anlagen prüfen und warten, stoßen damit jedoch schnell an Grenzen. Sie benötigen für die Digitalisierung ihrer Prüfdokumentation eine Software, die das Prüfgeschehen auf mehreren unterschiedlichen Anlagen mit zahlreichen beteiligten Prüfpersonen abbilden und verwalten kann. Dabei gilt es, große Datenmengen und komplexe Prozesse mithilfe eines geeigneten Datenbanksystems zu managen.

Professionelle digitale PV-Prüfdokumentation mit TabTool PV O&M

Für solche Anwendungsfälle hat die tabtool GmbH gemeinsam mit Spezialisten für die technische Betriebsführung von PV-Anlagen die Cloud-Plattform TabTool PV O&M entwickelt. Diese bietet Nutzern die Möglichkeit, sämtliche Operations und Maintenance-Prozesse an Photovoltaikanlagen digital abzubilden, zu steuern und zu dokumentieren. Die bei Anlagenprüfungen, Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen erfassten Daten werden zentral in einer Cloud-Datenbank gespeichert und archiviert. Für eine revisionssichere Dokumentation können daraus mit wenigen Klicks Berichte im PDF-Format erstellt werden. Darüber hinaus stehen die Daten in TabTool PV O&M aber auch für Auswertungen nach benutzerdefinierten Kriterien zur Verfügung, z.B. um die Wartungsbedürftigkeit einzelner PV-Anlagen oder Anlagenkomponenten zu analysieren.

Digitale Prüfprotokolle, die genau zum vertraglichen Prüfumfang passen

Für die digitale Prüfdokumentation direkt auf der PV-Anlage nutzen O&M-Techniker die TabTool-App auf einem Android- oder iOS-Tablet oder Smartphone. Zum Erfassen der Prüfergebnisse stehen in der App sofort einsatzbereite Protokollformulare zur Verfügung, die sich an den Empfehlungen der VDE-Normen sowie der DGUV 3 für das Prüfen von Photovoltaikanlagen orientieren. Wenn O&M-Dienstleister ihre Prüfprotokolle genau an den Prüfumfang anpassen möchten, der im jeweiligen Servicevertrag für eine PV-Anlage vereinbart wurde, haben sie zusätzlich die Möglichkeit, in TabTool PV O&M mithilfe von Checklisten-Bausteinen eigene Protokollvorlagen zu erstellen.

Dafür loggen TabTool PV O&M-Nutzer sich in die Web-Anwendung TabTool Office ein, die ohne Softwareinstallation im Browser ihrer Wahl läuft. TabTool Office ist die Schaltzentrale der TabTool  Cloud-Software, in der O&M-Projektleiter alle Projekte eines Unternehmens verwalten und das Prüfen im Team durch die Zuweisung von Aufträgen sowie die Vergabe von Rechten und Rollen steuern. Im TabTool Office Administrationsbereich finden Projektleiter vordefinierte Bausteine für Checklisten und Prüfpunkte, aus denen sie schnell und einfach individuelle Prüfprotokolle für ihre O&M-Dienstleistungspakete zusammenstellen können. Außerdem können sie Zusatz-Dienstleistungen definieren, die optional in die Inspektions-Checkliste aufgenommen werden. Die Funktion „Benutzerdefinierte Checkpunkte“ macht es darüber hinaus möglich, neue Prüfpunkte mit Wunsch-Benennung zu erstellen und in die Checklisten für die Dienstleistungspakete aufzunehmen.

Sobald O&M Projektleiter in TabTool Office einen Inspektions-, Wartungs- oder Instandsetzungsauftrag anlegen und diesen einem Techniker bzw. einer Technikerin zuweisen, wird das passende Prüfprotokoll für das entsprechende Dienstleistungspaket gleich mitgeliefert. Dieses kann die Elektrofachkraft auf der Anlage in der TabTool App öffnen und Schritt für Schritt abarbeiten. So wissen die für die Prüfung zuständigen Fachkräfte genau, welche Prüfpunkte jeweils zu erledigen sind und bekommen auch nur diese angezeigt. Um die Ergebnisse von Sichtprüfungen, Erprobungen und Messungen in der App zu speichern, ist keine Internetverbindung nötig. Eine Netzanbindung wird lediglich benötigt, um die auf dem Mobilgerät erfassten Daten mit der TabTool-Cloud zu synchronisieren, damit der O&M-Projektleiter im Büro über TabTool Office auf die Prüfergebnisse aus dem Feld zugreifen kann. 

Mängel, Bilder und Notizen einfach erfassen und zuordnen

Ein großer Vorteil der digitalen Dokumentation mit TabTool PV O&M: Das Hantieren mit verschiedenen Dokumenten, Geräten und Speicherorten entfällt, denn TabTool sichert alle Informationen zu einem Auftrag zentral in der Cloud, die sicher auf deutschen Servern gehostet wird. Sämtliche für die Prüfung benötigten Dokumente wie die Systemdokumentation, Stromschaltpläne und Wartungsvorgaben der PV-Komponenten können in TabTool PV O&M in den Projektstammdaten einer PV-Anlage hinterlegt werden und stehen den Servicetechnikern über die TabTool-App auch im Feld zur Verfügung.

Werden beim Prüfen der Photovoltaikanlage Behinderungen, Soll-Abweichungen oder Mängel entdeckt, kann die Elektrofachkraft im digitalen Prüfprotokoll einen Eintrag dazu erstellen. Die TabTool PV App eröffnet daraufhin eine Mangelakte, die mit dem Prüfprotokoll verknüpft ist. Das bedeutet, dass die Mangelakte aus dem Prüfprotokoll heraus aufgerufen werden kann und umgekehrt. In der Mangelakte kann der auffällige Prüfpunkt detailliert beschrieben werden – mit Angaben zur Mangelart und -kategorie, der betroffenen Komponente, der Lage auf der Photovoltaikanlage (inklusive GPS-Daten), einer Mangelbeschreibung und einer Handlungsempfehlung zur Instandsetzung. Fotos der mangelhaften Anlagenkomponente bzw. der Behinderung können direkt mit dem Mobilgerät aufgenommen und in der Mangelakte gespeichert werden.

Für die weitere Bearbeitung können Mängel mit einer Frist versehen und einer zuständigen Elektrofachkraft zugewiesen werden. Diese dokumentiert die durchgeführten Instandsetzungsmaßnahmen dann wiederum direkt in der Mangelakte, sodass diese schließlich eine komplette Bearbeitungshistorie enthält. Praktisch: Aus den während der Prüfung angelegten Mangelakten erstellt TabTool PV O&M automatisch eine Mangelliste mit allen relevanten Details, die in den Prüfbericht übernommen wird. Zudem kann jeder Mangel durch intelligente Querverweise der betroffenen Komponente PV-Komponente zugeordnet werden. So entsteht in TabTool PV O&M für jede in der Datenbank hinterlegte PV-Komponente eine eigene Mangel- und Instandhaltungshistorie, die Rückschlüsse auf die Störungsanfälligkeit der jeweiligen Komponente erlaubt.

Prüfberichte mit wenigen Klicks erstellen

Es wurden alle Prüfpunkte einer PV-Anlagenprüfung bearbeitet und die Prüfergebnisse in der TabTool App dokumentiert? Prima, dann kann der Prüfbericht bei Bedarf noch auf der Anlage erstellt und verschickt werden. Dazu unterschreibt der Prüfer/die Prüferin das Prüfprotokoll direkt in der App auf einem Mobilgerät und klickt anschließend auf die Schaltfläche „Neuen Report erstellen“. Daraufhin erzeugt TabTool PV O&M aus den eingegebenen Prüfdaten sowie gegebenenfalls hinterlegten Bildern und Dokumenten einen übersichtlichen und professionell formatierten Prüfbericht im PDF-Format.

Die Echtzeit-Synchronisation der in der App erfassten Prüfdaten mit der Web-Anwendung TabTool Office macht es O&M-Projektleitern aber auch einfach, Prüfprotokolle vor der Übergabe an den Kunden einer Plausibilitäts-Kontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip zu unterziehen: Sobald ein Prüfauftrag abgeschlossen ist und die Daten synchronisiert wurden, kann der zuständige Projektleiter im Büro sofort einen Blick auf das Prüfprotokoll werfen und dieses auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit checken. Wenn alles passt, kann er ein Berichts-PDF erstellen und dieses an den Auftraggeber versenden.

Professionelle Prüfberichte im Corporate Design

Obwohl es bei Prüfberichten von PV-Anlagen an erster Stelle auf den Inhalt ankommt, sollte das Dokument auch optisch einen guten Eindruck machen. Dies gilt umso mehr, wenn Sie den Bericht als O&M-Dienstleister für einen Kunden erstellen.

In diesem Fall sind die Dokumentationsunterlagen von Prüfungen, Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen nicht nur ein Nachweis ordnungsgemäßer Betriebsführung, sondern auch ein Ausweis der Dienstleistungen, die Sie bzw. Ihre Fachkräfte im Rahmen des Servicevertrages erbracht haben. Die Dokumentation macht sozusagen anschaulich, wofür Ihr Auftraggeber Sie bzw. Ihr Unternehmen bezahlt.

Aus diesem Grund lohnt es sich, die Prüfberichte durch eine ansprechende und professionelle Gestaltung zu Ihrem Aushängeschild zu machen, mit dem Sie sich von der Konkurrenz abheben. Bei TabTool PV O&M können Sie Prüfberichte zum Beispiel mit einem Deckblatt und einer letzten Seite in Ihrem Corporate Design versehen. Weitere Layout-Einstellungen, z.B. die Schriftart und -größe sowie die Beschriftung von Kopf- und Fußzeilen können im Admin-Bereich der Software vorgenommen werden. Auf Wunsch ist es außerdem möglich, individuelle Templates für Ihre Berichte erstellen zu lassen.