PV-Spezialist greentech optimiert mit TabTool die Effizienz und Transparenz in der technischen Betriebsführung

Als Entwicklungspartner von TabTool wurde der Photovoltaik-Spezialist greentech zum Mitgestalter einer digitalen Dokumentationslösung für die technische Betriebsführung. Die mobile Cloud-Software TabTool PV O&M sorgt seitdem für mehr Effizienz und Transparenz bei der Wartung und Instandhaltung von Photovoltaikanlagen.

Mit einem Team von 135 Mitarbeitern an mehreren Standorten in Deutschland und Großbritannien ist greentech ein führender Experte in der Projektentwicklung, der Anlagenplanung, der technischen Beratung, dem Bau sowie dem Betrieb und Management von Solarkraftwerken. In der technischen Betriebsführung managt das Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg derzeit ein Portfolio von mehr als 400 Anlagen mit einer Gesamtleistung von über 1 GW für institutionelle, kommunale und private Investoren. Damit gehört greentech zu den größten PV-Spezialisten in Europa.  

Das Unternehmen wurde 2008 mit dem Fokus auf Photovoltaikdienstleistungen gegründet und spezialisierte sich zunächst auf die kaufmännische und technische Betriebsführung von Solarparks. Dabei hatte greentech es mit einer Herausforderung zu tun, die viele in der Branche kennen: Die Dokumentation von Inspektions-, Prüf-, und Wartungsarbeiten auf den Anlagen gestaltete sich mit handschriftlichen Protokollen sehr zeitaufwendig und war qualitativ oft nicht zufriedenstellend. „Neben der eigentlichen Arbeit an den Anlagen empfanden viele unserer Servicetechniker die Dokumentation als notwendiges Übel. Wenn sie nach einer längeren Inspektionstour dazu kamen, ihre handschriftlichen Aufzeichnungen zusammen mit den auf der Anlage gemachten Fotos zu Berichten aufzubereiten, war dies sehr aufwändig und barg auch das Risiko, dass Fotos nicht mehr eindeutig zuzuordnen waren oder Informationen verloren gingen“, erinnert sich  greentech-Geschäftsführer Jörn Carstensen.

Digitale Anlagendokumentation statt Zettelwirtschaft 

greentech begann daher, sich nach einer digitalen Lösung umzusehen, mit der O&M-Fachkräfte die Dokumentation möglichst einfach und effizient schon auf der Anlage erstellen können. Eine fertige Software, die dies zufriedenstellend leisten konnte, gab es damals noch nicht – wohl aber einen vielversprechenden Ansatz dreier IT-Berater aus Quickborn, von dem greentech erfuhr: Unter dem Namen TabTool hatten Ulf Stabe, Bernhard Scharf und Dirk Brockmeyer den Prototyp einer Cloud-Software entwickelt, mit der Prüfprozesse mobil auf Tablet-PCs dokumentiert werden konnten. 

Um das Potenzial von TabTool für die Wartung und Inspektion von Photovoltaikanlagen zu erschließen, bündelten greentech und die neu gegründete tabtool GmbH 2014 ihr Know-how in einer Entwicklungspartnerschaft. Über mehrere Wochen arbeiteten die Entwickler von tabtool und ein Team aus Betriebsführern und Servicetechnikern von greentech zusammen, um die Software an die spezifischen Anforderungen im O&M-Service anzupassen. Dabei ließ greentech seine Expertise in die Entwicklung von Standardprotokollen und Checklisten einfließen, die bei der Begutachtung von PSolarkraftwerken unabdingbar sind. Außerdem legte der Photovoltaik-Spezialist Wert darauf, die technische Infrastruktur der Anlagen möglichst umfassend digital abzubilden. 

Ab dem Frühjahr 2015 konnten greentech-Mitarbeiter TabTool schließlich bei ihrer täglichen Arbeit nutzen. Obwohl einige dem „digitalen Werkzeug“ zunächst mit Skepsis begegneten, war die Resonanz unter den ersten Anwendern nach einer kurzen Test- und Eingewöhnungsphase sehr positiv. Bereits im ersten Nutzungsjahr von TabTool hat greentech mit der Software rund 90 Anlagen mit insgesamt 450 Megawatt Leistung im Bereich Betriebsführung und Wartung betreut und zusätzlich für mehr als 100 Anlagen Gutachten durchgeführt. 

Zeitraubende Nacharbeit am Schreibtisch sparen

Inzwischen wurde TabTool PV O&M durch die Erfahrungen aus dem täglichen Einsatz bei greentech weiter optimiert und um zusätzliche Funktionen erweitert. Den Zeitaufwand bei der Dokumentation von Anlagenwartungen und Inspektionen reduziert die Software erheblich: „Mit TabTool können wir jede Tätigkeit und jeden Mangel sofort digital erfassen, kategorisieren und zuordnen. So schließen wir die Dokumentation eines Einsatzes nahezu schon auf der Anlage ab und sparen uns zeitraubende Nacharbeit am Schreibtisch“, sagt Philipp Oletzky, Project Manager in der technischen Betriebsführung bei greentech. 

Auch die kollaborative Bearbeitung von Aufträgen durch ein Team von Technikern, zum Beispiel bei der Inspektion großer Photovoltaik-Kraftwerke im Megawatt-Bereich, wird durch TabTool erleichtert. Kenneth Heidecke, der bei greentech regelmäßig solche Teams leitet, erklärt: „Über die TabTool-App auf dem Tablet oder Smartphone hat jeder stets Zugriff auf wichtige Daten und Infos zum Auftrag. Alle Teammitglieder arbeiten gemeinsam in einem Projekt und Bilder, Notizen sowie Sprachmemos werden ohne Medienbruch zentral abgelegt. Am Ende lässt sich aus den Daten automatisch ein vollständiger Bericht erzeugen. Das ist deutlich effizienter, als die Protokollzettel und Fotos mehrerer Mitarbeiter in Excel oder Word zu einem Bericht zusammenzufügen.“  

Vernetzung von Anlage und Büro in Echtzeit 

Ein weiterer großer Vorteil von TabTool: Die Cloud-Software optimiert den schnellen Informationsaustausch zwischen der Anlage und der Leitwarte der technischen Betriebsführung. Während die Techniker im Feld mit der App auf einem Tablet oder Smartphone arbeiten, nutzen die Projektleiter auf ihrem PC im Büro die Web-Anwendung TabTool Office. Diese bietet Ihnen umfangreiche Steuerungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Über die TabTool-Cloud werden Daten zwischen der App und der Web-Anwendung in Echtzeit synchronisiert, sodass alle Mitglieder eines O&M-Teams denselben Informationsstand haben – egal wo sie sich gerade befinden. „Natürlich kann es vorkommen, dass man auf einer Anlage mal keine Internetverbindung hat – gerade in sehr ländlichen Gegenden. In diesem Fall speichert die App aber alle eingegebenen Daten offline, bis das Mobilgerät wieder Netzzugang hat“, erklärt Philipp Oletzky. 

Vom Leitstellenbüro aus koordinieren Projektleiter wie Philipp Oletzky in TabTool Office alle Inspektions- und Wartungseinsätze. Entsprechend der Wartungspläne für die betreuten Anlagen und der Meldungen aus dem Monitoring legen sie in der Software Arbeitsaufträge an, zum Beispiel für eine Jahresinspektion oder eine Instandsetzung. Diese können sie einem oder mehreren Technikern zuweisen, die dann per App-Benachrichtigung über neue Aufträge informiert werden. Sämtliche Informationen, die zur Durchführung eines Auftrags benötigt werden, hinterlegt der Projektleiter in einer digitalen Auftragsakte. Diese enthält zum Beispiel Angaben zu den auszuführenden Dienstleistungen, Checklisten der Prüfpunkte, Dokumente wie Standort- und Schaltpläne und die Kontaktdaten aller für den Auftrag wichtigen Ansprechpartner. Handelt es sich bei dem Auftrag um eine Folgeinspektion, können in der Auftragsakte zudem Mängel aus vorherigen Inspektionen verknüpft werden. Dann müssen die Techniker vor Ort nur noch Angaben zum Fortschritt der Mangelbeseitigung ergänzen. 

Passgenaue Protokolle für strukturierte Prüfprozesse 

Seit einem Funktionsupdate im Frühjahr 2022 ist es für die Projektleiter sogar noch einfacher geworden, in TabTool Prüfprotokolle zu erstellen, die exakt auf die Vorgaben und Leistungsumfänge unterschiedlicher Serviceverträge zugeschnitten sind. Dazu kombinieren Sie vorgefertigte Bausteine wie Dienstleistungspakete und Checklisten-Module, die sie bei Bedarf unbegrenzt anpassen und erweitern können. Auf diese Weise werden die modularen O&M-Servicepakete von greentech in TabTool passgenau abgebildet – und die Techniker im Feld erhalten präzise Angaben dazu, welche Prüfungen sie auf einer Anlage in welchem Umfang durchführen sollen. 

„Da die Protokolle und Checklisten in der TabTool App die nötigen Prüfpunkte eines Auftrags sehr strukturiert vorgeben, finden sich auch neue Kollegen und externe Fachkräfte schnell in die Prüfprozesse ein“, berichtet greentech-Projektleiter Kenneth Heidecke. In einer Zeit, in der die Auftragslage in der technischen Betriebsführung von PV-Anlagen ohne stetig wachsende Teams und die Einbindung externer Partner kaum zu bewältigen ist, unterstützt TabTool so eine schnelle und effiziente Einarbeitung. Wer welche Daten eines O&M-Projekts in welchem Umfang sehen und bearbeiten darf, kann vom Projektleiter genau definiert werden. Dafür stehen in TabTool verschiedene Projektrollen und Zugriffsberechtigungen zur Verfügung. „Gerade wenn wir mit externen Dienstleistern arbeiten, können wir so sicherstellen, dass diese nur auf jene Daten Zugriff haben, die sie für die Bearbeitung eines zugewiesenen Auftrages benötigen“, sagt Kenneth Heidecke. 

Mehr Kontrolle und Transparenz in der Betriebsführung 

Die Tatsache, dass in TabTool PV die gesamte technische Hierarchie einer Photovoltaikanlage hinterlegt und digital abgebildet werden kann – vom einzelnen Kabel bis zur Trafostation – liefert den O&M-Projektleitern bei greentech wertvolle Informationen zur Wartungsanfälligkeit einzelner Anlagenkomponenten. Denn zu jeder hinterlegten Komponente entsteht in TabTool mit der Zeit eine ausführliche Service- und Mangelhistorie. „Mithilfe von Filtern und Listen kann ich mir in einer Auswertung genau die Projektinformationen anzeigen lassen, die ich gerade brauche. Das macht es einfach, aus der Fülle an gesammelten Daten die entscheidungsrelevanten Informationen zu extrahieren“, erklärt Philipp Oletzky. Ein globaler Kalender zeigt zudem sämtliche Termine und Fristen aus allen aktuell laufenden Projekten an. Steht eine Frist kurz vor dem Ablauf, erhalten der Projektleiter und der zuständige Servicetechniker automatisch eine Erinnerung. 

greentech Geschäftsführer Jörn Carstensen  freut sich, dass die Dokumentationsqualität und Effizienz in der technischen Betriebsführung durch die Nutzung von TabTool deutlich gesteigert wurden: „Während die Berichte in Aufbereitung und Umfang früher stark variierten, haben wir nun einen einheitlich hohen Reporting-Standard über alle Inspektionsteams hinweg. Unsere Kunden erhalten ausführliche, gut strukturierte Berichte, die den Branchenstandard weit übertreffen. Damit bieten wir ihnen ein Höchstmaß an Transparenz über den Zustand ihrer Photovoltaikanlage und die Arbeiten, die an der Anlage durchgeführt werden“.